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La externalización de los archivos y procesos permite rebajar los costes hasta en un 50%, lo que esta asegurando la supervivencia de gran cantidad de empresas.

Las empresas, instituciones y organismos públicos acumulan cada vez un mayor número de documentación, bien por los cambios de la legislación, que les obligan a conservar más documentos y facturas por más tiempo, o bien por el aumento de los servicios contratados, las compañías amasan cantidades ingentes de información.

Un correcto almacenamiento de estos archivos y una distribución ordenada para poder disponer de ellos cuando sea necesario es vital para la operatividad y la productividad de una Empresa.

A esta problemática se unen los factores relacionados con el espacio que ocupan estos archivos, que con el alto precio del suelo encarece el almacenaje en las oficinas, así como el riesgo de deterioro o destrucción del papel, como en caso de incendios.

Finalmente, la Ley de Protección de Datos obliga a la contratación de servicios de destrucción confidencial de documentos para asegurar que no se trafica con datos personales, por lo que tienen que externalizar este proceso.

Todas estas necesidades y obligaciones al que se enfrentan las empresas hace muy costoso todo el proceso de guarda y custodia de documnetos, así que lo más efectivo y rentable es contratar a compañías dedicadas a la digitalización de documentos.

Este sector está formado por sociedades especializadas en la custodia de documentos y conservación de los mismos, además de su clasificación y catalogación para facilitar su recuperación.

Esta actividad está viviendo un proceso de transformación en el que la innovación tecnológica es el nuevo vehículo.

La digitalización de los documentos es un gran paso que facilita los procesos internos de las empresas y que supone un ahorro importante. “El sector de la digitalización de documentos es ahora mucho más que el archivo y conservación de información”

En A-Z_ gestionamos “todo el ciclo de vida de la información en la su empresa”.

Las nuevas tecnologías juegan un papel fundamental en este proceso, la digitalización de documentos es solo el primer paso para rebajar los gastos. Las nuevas tecnologías permiten custodiar la información con diferentes formatos y contenidos, y puede clasificarse con mayor facilidad estando siempre disponible.

La llegada de la crisis ha dinamizado el sector y multiplicado la demanda. La caída de los ingresos se intenta compensar con un control del gasto no productivo para cuadrar los balances. Las compañías, cada vez más,están externalizando todos estos procesos que suponen una reducción de costes de hasta el 50%. Un auténtico salvavidas para las empresas.

Actualizando...

El Ministerio de Justicia sigue avanzando hacia la oficina judicial con “papel cero” con la implantación del expediente judicial electrónico en los juzgados centrales de lo Contencioso Administrativo de la Audiencia Nacional, proceso que se inició el pasado 14 de junio en la Sala de lo Social y que próximamente se extenderá al resto de órganos de la Audiencia Nacional.

¿Qué es el expediente judicial electrónico?

El expediente judicial electrónico facilita el acceso de todos los intervinientes judiciales a la misma documentación y expedientes, evitando realizar copias en papel de todos los procedimientos.

Su implantación permitirá eliminar totalmente el papel en los procesos judiciales, lo que incrementará la celeridad en la tramitación de los procedimientos al realizar la digitalización de documentos, garantizará la seguridad de todo el proceso y mejorará el ejercicio del derecho de defensa.

La implantación del expediente judicial electrónico constituye un proceso sumamente complejo que comienza con el registro de cientos de miles de documentos en papel de los procedimientos en trámite, su digitalización y catalogación, y posterior incorporación a un gestor documental con funciones avanzadas de búsqueda y consulta.

El proceso en la Audiencia Nacional se inició en septiembre de 2010 con la puesta en marcha del Servicio de Digitalización Masiva que ha permitido la digitalización de más de 31 millones de páginas de los procedimientos en trámite en la Audiencia Nacional.

Plan Estratégico de Modernización del Sistema de Justicia 2009-2012

La implantación del expediente judicial electrónico constituye una de las actuaciones prioritarias del Plan Estratégico de Modernización del Sistema de Justicia 2009-2012, encaminada a lograr una Administración de Justicia con “papel cero”, que garantice al ciudadano una mayor agilidad, eficiencia y transparencia de los procedimientos.

Fuente: www.lacerca.com

Así lo han señalado esta mañana el subdelegado del Gobierno en Salamanca, Jesús Málaga, y la vicerrectora de Investigación de la USAL, María de los Ángeles Serrano.

El proyecto de digitalización de documentos comenzó en 2007 y desde entonces la institución académica salmantina ha recibido alrededor de 300.000 euros del Ministerio de Cultura con los que ya ha digitalizado unos 70.000 volúmenes.

La primera fase de la digitalización de documentos se centró en la digitalización de la prensa y las revistas históricas salmantinas conservadas en la Universidad, documentos que el Ministerio incluyó en la Biblioteca Virtual de Prensa Histórica, que hasta 2007 sólo se había nutrido de fondos de las bibliotecas públicas del Estado.

Las subvenciones recibidas gracias a las convocatorias de la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas del Ministerio de Cultura han permitido también digitalizar algunos incunables de la Biblioteca Histórica, los fondos del archivo de Miguel de Unamuno, así como memorias académicas anuales de la institución académica desde 1856 hasta 2003 y discursos de apertura de curso desde 1824 hasta 2004.

En concreto la digitalización de estas memorias y discursos ha comenzado este año, puesto que pertenece a la cuarta fase del proyecto convocada en 2010 y para la que el Ministerio ha aportado a la Universidad más de 85.000 euros.

Si necesita Digitalizar documentos, contacte a traves de nuestro formulario de contacto.

El presidente de A-Z, José Gallego, se desplazó la pasada semana hasta las oficinas de la asociación ASEMOL para firmar un convenio de colaboración con dicha entidad.

Allí, el presidente y portavoz del grupo de empresas, Diego Nicolas, felicitó a Gallego por las facilidades y condiciones que A-Z ha puesto a disposición de las pymes y autónomos que forman la Asociación de empresarios, las cuales, desde la fecha de la firma, ya disfrutan  de custodia de archivos, digitalización de documentos y destrucción de documentos de una forma confidencial, profesional y económica. Además, Gallego se comprometió a revisar personalmente las condiciones expuestas a los socios una vez que se entablaran los contactos pertinentes. “Es posible que estas condiciones sean aún más favorables una vez que estudiemos los casos individualmente”, concluyó.

Aún así, las condiciones firmadas recogen un 100% de descuento en la instalación del software de gestión documental, un 40% para el servicio de custodia de archivos y un 20% para la destrucción de documentos confidenciales.

Con estas mismas condiciones se prevé que otras asociaciones de empresarios, se unan al grupo de asociaciones interesadas en aprovechar las ventajas que durante el 2011 ofrece la empresa A-Z.

A-Z, empresa dedicada a la custodia y protección de documentos, y Aje Región de Murcia han suscrito la firma de un convenio de colaboración.

El citado convenio, rubricado por Javier Franco, Gerente de AJE Región de Murcia, y Jose Gallego, Director Gerente, tiene entre sus objetivos ofrecer a los afiliados de la asociación en condiciones preferentes sus  servicios de custodia, seguridad, protección de documentos, digitalización de archivos y destrucción confidencial de documentación, tanto en papel como en soporte informático , audio y video.

La oferta que A-Z ofrece a los asociados de Aje Región Murcia llega a alcanzar incluso el descuento de un 40% en nuevas incorporaciones del servicio de custodia de documentos y hasta un 100% descuento en  instalación de software  de gestión documental.

A-Z_ y UNDEMUR han firmado un convenio para que nuestras pymes y autónomos asociados puedan beneficiarse en condiciones ventajosas de los siguientes descuentos en sus servicios:

• Custodia externa de documentos.
• Digitalización y escaneado.
• Destrucción confidencial certificada.

	de descuento en la instalación del software de gestión documental.
	de descuento en nuevas incorporaciones del servicio de custodia de documentos.
	de descuento en destrucción de documentos confidenciales.